Как рассчитывается среднесписочная численность работников?

В России все предприятия, вне зависимости от организационной формы, подают в контролирующие органы документы с информацией о результатах деятельности, в основном – финансовых. Но есть документы, содержащие данные, используемые государственными органами статистики, к примеру, отчет о ССЧ. Сроком, когда он должен быть предоставлен в фискальные органы и отделения статистики, является 20 января.

Что такое ССЧ и как производится расчет этого параметра

Отчёт о ССЧ используется налоговой службой, ФСС, государственными службами статистики. Его нужно подавать в ту налоговую инспекцию, которая утверждена согласно месту регистрации. Отчёт о ССЧ персонала необходим для соблюдения законодательных требований при формировании следующих форм - деклараций:


На основании сравнения отчёта с финансовыми документами владельцы и руководство предприятия могут оценить эффективность управления его деятельностью.

Отчёт ССЧ определяет:

• налоговые льготы, в случае, если сотрудниками предприятия являются инвалиды (НДС, земельный налог, имущество, налоги на прибыль);
  
• потребность в отправлении электронного варианта декларации в налоговую инспекцию за прошедший год в случае, если количество персонала насчитывает более 100 чел. (Ст. 80 НК РФ).

Отчёт ССЧ является основанием перехода на упрощённую систему бухучёта. Индивидуальным предпринимателям и малым предприятиям упрощённая схема позволяет экономить на штатах бухгалтеров и финансовых специалистов.

Отчёт ССЧ подаётся при любом количестве персонала в организации. Если предприятие индивидуального предпринимателя в течение года состояло только из него самого, то необходимо подать «нулевой отчёт» за год. В больших компаниях отчёт ССЧ готовится начальником кадровой службы и главным бухгалтером. За достоверность отвечает начальник кадровой службы.

Хотя отчёт ССЧ подаётся раз в год, внутри предприятия он формируется ежемесячно и поквартально.

Вновь образованные предприятия или предприятия, прошедшие реорганизацию, предоставляют отчёт ССЧ в следующем месяце до 20 числа. Далее – ежегодно.


Бланк отчёта приведён ниже на рисунке.

Документы для расчёта ССЧ

Первичными документами для вычисления ССЧ являются табели учёта отработанного времени.

Для расчёта ССЧ для каждого сотрудника ведутся следующие документы:

1. личная карточка;
   
2. расчётные ведомости, распоряжения, финансовые документы;
   
3. приказы:

• о приёме;
  
• об отпуске (очередном, декретном, без сохранения содержания, учебном и пр.);
  
• о переводе на другую должность;
  
• об увольнении.

Всё вышесказанное означает, что достоверный расчёт ССЧ требует от кадровой службы высокой дисциплины и напряжённого труда для поддержания в актуальном состоянии документальной базы по каждому сотруднику предприятия.

Категории сотрудников

При формировании отчёта ССЧ учитываются:

• владельцы предприятия, получающие зарплату;
  
• люди, работающие по трудовому договору;
  
• военнослужащие (на основе контракта с государством);
  
• ученики, которые проходят практику по договору;
  
• не входящие в штат совместители;
  
• заключённые из колоний-поселений, работающие на предприятии с учетом договора с государственными структурами.

При расчёте ССЧ для названых категорий работников принимаются во внимание:

• сотрудники, которые присутствуют на территории организации на этот момент;
  
• те, кто отсутствуют по законодательным причинам (это может быть больничный, очередной отпуск, командировка и прочее).

Какие категории не учитываются:

• находящиеся в отпуске по беременности или по уходу за ребенком;
  
• кто прибывает в неоплачиваемом отпуске (сдача экзамена или учеба);
  
• те, кто заключили авторский договор;
  
• работники предприятия, заключившие трудовой договор, и работающие совместителями и сотрудниками. Их учет ведется один раз в качестве штатных сотрудников;
  
• отсутствующие по заявлению (после его подачи не выходили на работу);
  
• сотрудники, работающие за границей или на другом предприятии (на основе направления);
  
• работники, которые обучаются, отрываясь в это время от основной деятельности;
  
• сотрудники на основе ученического договора. Это правомерно при условии получения стипендии от учебного заведения;
  
• адвокаты, военные или члены кооперативов (при отсутствии трудового договора).

Если сотрудник проработал меньше 40 часов в неделю, то он учитывается в ССЧ, но на основе поправочного коэффициента. Последний равен отношению времени, которое реально отработал человек к 40 часам. Сотрудник на ? ставки войдёт в ССЧ, как половина единицы в штате.


Сотрудники до 18 лет, инвалиды и другие лица, имеющие право на сокращённый рабочий день, например, совмещающие учёбу и работу (если это предусмотрено законом), берутся в расчет как целая штатная единица.

Если администрацией предприятия было принято решение перевести сотрудников на сокращенный график работы (например, нет заказов), то эти работники учитываются в ССЧ, как целые штатные единицы.

Расчёт ССЧ за месяц

Расчёты ССЧ проводятся по-разному для:

• тех, кто в штате с полной занятостью;
  
• совместителей, работников по договорам и занятых не полностью.

Инвалиды и пр., см. выше, учитываются, как работники с полной занятостью.

ССЧ для занятых полностью

ССЧПЗМi, т.е. ССЧ за месяц i, для занятых полностью вычисляется как:


Где:

ДМi – дни в месяце Mi,

ССЧДj – среднесписочная численность занятых полностью в день Дj, в месяце - Мi.

Для выходных и праздничных дней ССЧПЗ для этой категории полностью принимается за ССЧПЗ последнего рабочего дня, который был перед выходным или праздником.

ССЧ с неполной занятостью

Для таких людей на предприятии могут использоваться разные категории продолжительности рабочего дня. Категорию продолжительности рабочего дня, которые фиксированы работникам с неполным рабочим днем, обозначают l.

Для работника, который сотрудничает на основе неполной занятости, согласно табелю учёта рабочего времени, исчисляются человеко-часы, которые он отработал Мi.


После этого проводится пересчет ССЧ тех работников, которые работают на условиях не полной занятости категории l на полную занятость:


где:

ССЧНЗПРlДМi – среднесписочный состав сотрудников с неполным рабочим днем пересчёте на полную занятость за месяц Мi;

ДРМi – число рабочих дней в месяце Mi;

КНЗПРДl – количество единиц с фиксированным рабочим временем ПРДl;

ПРДl –длительность дня, установленная для категории l

ЧЧМilk – человеко-часы за месяц Мi, которые отработал k, принадлежащим к категории l занятых не полностью с установленной длительностью рабочего дня ПРДl.

На основе этого вычисляется ССЧМi:


Годовая ССЧ работников, ССЧГ, вычисляется суммированием ССЧМi по всем месяцам года и делением полученного количества на 12:


По существующим правилам эти формулы применяются в независимости от даты начала работы компании.

Например, компания начала работу 12 июля 2015 года. С 12 июля и до конца года в ней постоянно работало 20 человек. Рассчитаем ССЧ для разных периодов времени.


Пример расчёта ССЧМ и ССЧГ.

ССЧГ=(13 + 5 * 20) / 12=113 / 12=9

Округление ССЧ до целого числа выполняется по обычным правилам.

Для квартальных, полугодовых и пр. отчётов ССЧ применяются те же правила. Например, ССЧ работников за 3 квартал для рассматриваемой компании составит ССЧ3К=(13 + 20 + 20) / 3=53 / 3=18.

Правила расчета ССЧ

В видео рассказывается, как использовать «Консультант +» для получения отчёта ССЧ:


В видео «Алгоритм расчёта среднесписочной численности» можно получить полезную информацию о том, как найти актуальные документы, регламентирующие правила и порядок подготовки отчёта о среднесписочной численности, алгоритмы и правила решения этой задачи.


Подводя итоги, отметим, что ССЧ зависит от количества отработанных дней, категорий сотрудников, на основе которой они зачислены на предприятие, и присутствие на рабочем месте во время формирования листа отчетности. Этот документ формируется ежемесячно.