Оформление вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – дополнительный элемент трудовой книжки, который прикрепляется к документу после исчерпания его страниц. Уникальность вкладыша заключается в наличии защиты, которая предотвращает возможность подделки листа злоумышленниками.

1. Можно ли вложить чистые листы или купить новую трудовую, если она закончилась?	Нет, такие действия законодательно запрещены
2. Где взять вкладыш в трудовую?	Вкладыши должны быть у работодателя, однако он имеет право вычесть стоимость вкладыша из зарплаты, предупредив об этом сотрудника. Вкладыш в среднем стоит 200 рублей
3. Можно ли вклеить или просто вложить вкладыш в трудовую?	Нет, вкладыш необходимо вшить в трудовую книжку. Использование клея, степлера и подобного запрещено
4. Что обязательно должно быть на вкладыше?	Штамп «Выдан вкладыш», где указана серия и нумерация оформленного документа
5. Акт о списании трудовой книжки	Скачать 29 Kb Бланк акта Скачать 29 Kb Пример заполнения акта
5. Заявление о смене фамилии для работодателя	Скачать 30 Kb Бланк заявления

Для чего нужен вкладыш?

На протяжении бурной трудовой деятельности многие сотрудники сталкиваются с ситуацией, когда вносить изменения в раздел «Сведения о работе» становится некуда – все страницы полностью исписаны.

При этом законодательством запрещено:

• Переименовывать прочие разделы документа и продолжать в них вносить данные о работе сотрудника.
  
• Прикреплять чистые листы любого формата.
  
• Применять бланки пустого документа в качестве вкладыша.
  

Заполнение документа не означает, что работник должен оформлять новый документ. Для того чтобы избежать проблем с переоформлением, государство предусмотрело специальные вкладыши, которые подшиваются в трудовую книжку. Правила оформления вкладыша для трудовой книги устанавливаются приказом Минтруда от 10 октября 2003 года под номером 69.

Главное назначение подобного бланка – наглядно предоставить работодателю информацию о потенциальном сотруднике. Книга содержит личные сведения сотрудника: паспортные данные, уровень образования и поводы для увольнений из организаций.

Оформление вкладыша

Первое, что нужно знать работодателю – незакрепленный в трудовой книжке вкладыш считается не действительным. Строго запрещено скреплять документы скобами или использовать клей, из-за слабой надежности этих приспособлений.

При внесении ошибочных сведений во вкладыш, их исправление не допускается. По этой причине рекомендуется в первую очередь заполнить документ, а потом начать вшивание. Если произошла ошибка при внесении данных, то необходимо:

• Извлечь вкладыш с недостоверной информацией.
  
• Составить запись об утрате действия оставленного на документе штампа.
  
• Сформировать акт о порче.
  
• Зафиксировать изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
  
• Получить новый бланк.
  

После заполнения вкладыша необходимо оставить печать организации или подразделения. Печать выставляется рядом с подписью руководителя.

В шапке титульного листа выставляется штамп «Выдан вкладыш», где указана серия и нумерация оформленного документа.


В целом, заполнение вкладыша полностью аналогично заполнению трудовой книжки, однако следует учесть следующие факторы:

1. Бланк должен заполняться только тем работодателем (или его ответственными сотрудниками), во время работы на которого были израсходованы все листы трудовой книжки.
   
2. Помимо штампа, на титульном листе должна выставляться фактическая дата заполнения вкладыша, а не дата заведения трудовой книги.
   
3. В дополнительный лист вносятся только актуальные данные. Например, в ходе рабочей деятельности у сотрудника могли измениться паспортные данные, уровень образования и т.д.
   
4. Правила не устанавливают лимиты на количество вкладышей, из-за чего один работник может дополнять свой основной документ неограниченное число раз.
   

Отсутствие печати с прошлой работы

Нередко случается так, что на прошлом месте деятельности, по халатности руководства, печать на титульном листе не была выставлена. Согласно пункту 2.2 Инструкции по оформлению и ведению документа, необходимо отправить сотрудника к предыдущему работодателю с просьбой о выставлении такой печати.


В случае если бывший работодатель настойчиво отказывается выставить печать при любых условиях, единственным решением конфликта станет судебное разбирательство.

Сотрудник сменил фамилию

В этом случае сотрудник должен написать заявление на имя директора, в котором указана причина смены фамилии. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт изменений: паспорт, документ о разводе, справка о заключении брачного союза и т.д.


После принятия заявления принимается ряд шагов:

1. Директор ставит на заявлении резолюцию и передает его работнику.
   
2. Сотрудник посещает отдел кадров, где вносит запись о смене паспортных данных непосредственно в трудовой книге.
   
3. После внесения изменений, директор выпускает приказ, в котором представлена процедура смены фамилии.
   
4. Как только приказ вступает в силу, человек, ответственный за внесения изменений в документацию, может начать работу.
   

Измененные данные вновь отправляются работодателю для выставления необходимых печатей и подписей.

Запись о работе была сделана не в том разделе

Популярная ошибка – часть записи, принадлежащей к разделу «Сведения о работе» вписываются в другой раздел «Сведений о награждениях». Причина ошибка достаточно банальна – невнимательность сотрудника, заполнявшего документ.

В соответствии с пунктом правил №30, зачеркивания и прочие изменения ошибочных сведений в разделе о сведениях и вознаграждениях недопустимы. Все ошибки в записях необходимо исправлять через признание данных недействительными.

Как вшить вкладыш в трудовую книгу?

Законодательство не дает конкретных указаний о том, как правильно прикреплять вкладыш в основной документ. Существует лишь ряд ограничений, указанных выше. Наиболее часто бланк располагается в конце книги непосредственно перед обложкой.


Для вшивания бланка можно использовать толстую иглу с плотными нитками. Для упрощения задачи рекомендуется развернуть вкладыш посередине, после чего начать прокалывать толстой иглой или шилом. Далее, по заготовленным отверстиям начать пришивать дополнительный бланк к твердой обложке.

В некоторых организациях имеется специальное оборудование для закрепления вкладышей – швейные машинки с широким шагом стежка. Эту информацию следует уточнить у руководства.

Кто должен покупать книгу?

В соответствии с постановлением правительства от 16 апреля 2003 года № 225 (в редакции от 2008 года) работодатель обязан:

1. На постоянной основе иметь в организации необходимое количество вкладышей для трудовой книги.
   
2. При выдаче сотруднику бланка для основного документа, работодатель имеет право изъять с него плату за сопутствующие расходы. Денежные средства вычитают из заработной платы, о чем работник должен быть уведомлен, или переводом средств на счет фирмы.
   

Стоимость бланка меняется в зависимости от региона и может составлять от 150 до 300 рублей. Вкладыши можно купить также и в интернет-магазинах, которые поставляют товар по более низким ценам.

Нумерация записей во вкладыше

Нумерация в дополнительном бланке должна вестись в соответствии со всеми записями, сделанными в трудовой книге за весь промежуток времени. Обязательно должен ставиться порядковый номер, следующий за тем, который указан в основном документе.

27-ой пункт Правил ведения трудовой книги разрешает исправления при внесении неточных или некорректных данных. Так, в случае указания неверного порядкового номера, необходимо заявить о недействительности пункта, после чего вписать новой строкой актуальные сведения.

Прочие нюансы при заполнении

Правилами заполнения бланков установлены следующие моменты, о которых должен помнить работодатель и сотрудник:

• Вкладыш не имеет юридической силы без главного документа.
  
• Все изменения в обязательном порядке вносятся в книгу и ее дополнительные бланки без замедления.
  
• Если запись, сделанная в книжке, оборвалась, то работодатель может, не прерывая, продолжить ее в бланке.
  

Что делать при потере вкладыша?

Потеря вкладыша – ситуация, которая не предусмотрена правилами, однако имеет место быть. В этом случае работник должен написать заявление на имя работодателя с объяснением причин и обстоятельств утраты.

После того как объяснительная была подписана, кадровый отдел должен издать приказ о выдаче нового вкладыша и продолжить его заполнение в штатном порядке. При этом старые данные не восстанавливаются.

Вкладыш в трудовую книгу – дополнительный бланк, который прикрепляется к основному документу. Его главная задача – избавить работника от долгой процедуры переоформления трудовой книжки и упростить процесс заполнения документа для работодателя.