Правила оформления объяснительной записки на работу и в школу

Объяснительная записка – особый документ, который оформляется для предоставления пояснений отдельных положений какого-либо документа или комментария относительно определенного события, поступка или факта. В статье будет рассмотрена последняя упомянутая разновидность этой деловой бумаги.

Общая характеристика


Объяснительная записка – распространенная деловая бумага, которая создается по поводу определенных происшествий, поступков, поведения отдельных сотрудников предприятия.

Наиболее распространенным случаем, который требует оформления и предоставления объяснительной записки, выступает дача причин, следствием которых стало дисциплинарное нарушение работника.

Предоставления объяснительной записки требует Трудовой кодекс Российской Федерации. По результатам совершенных нарушений проводится процедура наложения дисциплинарного взыскания.

Работник, который нарушил процесс производства, предоставляет документ, который объясняет причины его поведения. После того, как он будет рассмотрен, решается его дальнейшая судьба. Нарушение производственного процесса может стать причиной замечания, выговора, а иногда – увольнения.

Объяснительная записка

Правила составления


При составлении объяснительного документа необходимо придерживать определенных правил составления и оформления.

Данный документ оформляют на листах формата А4, в одном экземпляре. Бумага состоит из таких частей:

  • Фактическая. В этом блоке перечислены факты, которые стали поводом для создания указанной записки.
  • Причинная. Эта часть включает причины, которые, по мнению работника, могли бы аргументировать произошедшее. Каждая причина обязательно должна объективно описывать факты и давать им четкое объяснение.

Чертой объяснительной записки, которая отличает ее от докладной, выступает отсутствие в документе предложений и выводов.

В указанной бумаге обязательно должны быть следующие данные:

  • название документа («Объяснительная записка»);
  • наименование организации, в которой трудоустроен работник;
  • место составления официального документа;
  • данные о получателе (фамилия, имя и отчество, занимаемая должность);
  • дата составления;
  • зарегистрированный номер;
  • в конце документа работник ставит личную подпись.

Составляя такой документ, нужно учитывать следующие критерии:

  • указываемая информация должна быть достоверной и правдивой;
  • факты должны излагаться в деловом стиле, эмоциональная или литературная окраска исключены;
  • при изложении причин и объяснений нельзя использовать простонародную и ненормативную лексику;
  • факты должны быть описаны сухо и кратко, по существу;
  • при описании фактов следует описывать их в хронологическом порядке;
  • документ следует составлять от первого лица.

Чаще всего объяснительную записку от работника требуют по факту невыполнения или нарушения последним должностных обязанностей. При составлении документа по указанному поводу необходимо:

  • кратко описать ситуацию, почему возникла ситуация, вызвавшая необходимость написания объяснительной записки;
  • указать, сознается ли работник в вине или же отрицает ее, если он не признает вину, то в документе должны быть обозначены аргументы;
  • четко написать о том, что невыполнение или нарушение полномочий, или обязанностей было вызвано вмешательством других лиц или отсутствием каких-либо ресурсов, если подобная ситуация действительно имела место быть.

Требовать от работника предоставления объяснительной записки могут непосредственные руководители, профильные специалисты, руководители высшего ранга и работодатель.

Составление объяснительной записки

Случаи, в которых требуется предоставление документа


Объяснительные записки требуют в ряде случаев, которые могут указать причины:

  • некачественного выполнения собственных трудовых обязанностей;
  • появления на рабочем месте в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения;
  • невыполнения плана продаж;
  • нарушения дисциплины;
  • опоздания;
  • потери или повреждения корпоративного имущества;
  • прогула;
  • отсутствия на рабочем месте в установленное время;
  • предоставления заведомо ложной информации в разные инстанции;
  • совершения аморальных поступков;
  • нарушений норм охраны труда;
  • растраты вверенных предприятием денежных средств;
  • хищения чужой собственности, совершенного на рабочем месте.

Структура документа выглядит таким образом:

  • Шапка. Этот блок документа размещается в правом верхнем углу документа. Вначале указывают должность адресата, на следующей строке – полные фамилию, имя и отчество адресата. На третьей строке указывают должность составителя, на четвертой – его ФИО (также полностью). По правилам делового письма, предлог «от» в данном случае можно упустить.
  • Название. Название документа – «Объяснительная записка» – пишется в центре бумаги, сразу под шапкой. Точка в конце названия не ставится.
  • Основной текст, то есть описание сложившейся ситуации.
  • Дата и подпись. Эти данные указывают в левом нижнем углу документа. Напротив, с правой стороны, ставят подпись. Под ней указывают расшифровку подписи.

Объяснительная записка должна быть принята под подпись с указанием должности сотрудника, который ее принял, а также даты.

Примеры составления объяснительных записок:

  • об отсутствии на рабочем месте:

    Записка об отсутствии на рабочем месте

  • об опоздании на работу:

    Записка об опоздании на работу

  • о невыполнении обязанностей:

Записка о невыполнении обязанностей

Отдельно стоит рассмотреть написание объяснительной записки в школу. Ее отличие от рассматриваемых выше документов состоит в том, что она пишется от имени ученика или его родителей, а адресатом выступает классный руководитель, завуч или директор школы. Если документ подается от имени родителей, этот факт указывается в тексте основной части.

Можно ли отказаться от написания объяснительной?


Работник может отказаться от написания рассматриваемого документа. В таком случае он должен составить в письменном виде и передать работодателю документ об отказе.

В данном документе должны быть такие структурные элементы:

  • шапка (должность и ФИО адресата, а также работника, предоставляющего отказ);
  • должность и ФИО представителя работодателя, который уполномочен принимать документы данного плана;
  • номер входящего документа, дата регистрации в журнале;
  • название документа («Отказ от дачи письменных объяснений»);
  • текст документа: в этой структурной части описывают факты происшествия и причины, по которым работник не желает давать письменные показания относительно произошедшего;
  • дата написания отказа;
  • подпись, расшифровка.

Отказ от написания объяснительной не должен повлечь санкций со стороны работодателя по отношению к работнику. Когда руководитель получает документ об отказе о даче показаний в письменной форме, он составляет акт, в котором описана данная ситуация. Если принимается решение о применении дисциплинарного взыскания к работнику, то основанием для этого послужит акт об отказе.

Как показывает практика, работники, которые отказываются от объяснительной, тем самым соглашаются со своей виной, и потому в отношении их применяются взыскания.

Объяснительная записка – деловой документ внутреннего характера, который объясняет причины, по которым работник нарушил производственный процесс. Составлять такой документ нужно в деловом стиле, соблюдая структуру.
Партнеры